Mais de 1,4 toneladas de documentos que perderam a validade foram eliminados pela Polícia Civil, na manhã desta quarta-feira (28.08), no segundo descarte do ano, foi realizado pelo Arquivo Central, em uma empresa de reciclagem em Várzea Grande.
O montante de papéis que passou do prazo de guarda (tempo de validade) estava acondicionado no Arquivo Central da Polícia Civil, da Diretoria de Execução Estratégica (DEE), e refere-se a procedimentos das unidades policiais entre os anos de 1977 à 2019.
No total, foram descartados 81,62 metros lineares de papéis, totalizando 583 caixas box. Todo material foi transportado em um caminhão da empresa prestadora do serviço, sendo posteriormente picotados em uma máquina específica e transformado em material reciclado.
O ato de descarte cumpre a legislação e normas, em especial, a Instrução Normativa nº. 003/2023 da Secretaria de Estado de Planejamento (Seplag), bem como foi publicado no Diário Oficial do Estado.
Arquivo Central
O Arquivo Central da Polícia Civil concentra centenas de documentos, de todas épocas, remetidos pelas delegacias e setores administrativos da instituição, como boletins de ocorrências, processos, segundas vias de inquéritos policiais, entre outros documentos.
Em razão da grande quantidade de documentos guardados, o Arquivo Central realiza o processo de catalogação dos papéis, sem valor e validade, visando a futura destruição.
Avaliação de Documento
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos foi criada com objetivo de analisar os documentos selecionados, que têm prazo de guarda específico e cumpriram todo seu "ciclo de vida", razão pela qual a destinação final estabelecida em tabela de temporalidade é a eliminação.
O trabalho que vem sendo desenvolvido pelo Arquivo Central da PJC, antecipa as determinações da Instrução Normativa da SEPLAG, a qual estabelece procedimentos aos Órgãos e Entidades do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, na execução das normas e procedimentos estabelecidos pela Política de Gestão Documental.
Classificação dos documentos
São considerados arquivos, o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, entidades privadas, em decorrência de sua atividade, e ainda por pessoas físicas. Os documentos são classificados como correntes – aqueles que constituem objetos de consulta frequente; intermediários – aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam sua eliminação ou guarda permanente; e os documentos permanentes – aqueles de valor histórico, probatório e informativo, que devem ser preservados.
PJC