A Polícia Civil, por meio do Arquivo Central, realizou nesta segunda-feira (12.06), o primeiro descarte de documentos de 2023. O ato de eliminação foi realizado em uma empresa de reciclagem, na cidade de Várzea Grande.
Foram descartados a mensuração de 175,7 metros lineares de papéis, relativos aos conjuntos documentais da instituição e que perderam a validade, totalizando 1.255 unidades de caixas box.
O montante de documentos que passou do prazo de guarda, estava acondicionado no Arquivo Central, da Diretoria de Execução Estratégica, e refere-se a procedimentos das unidades policiais entre os anos de 1987 à 2021.
Todo material foi transportado em um caminhão da empresa prestadora do serviço, sendo posteriormente picotados em uma máquina específica e transformado em material reciclado.
O ato de descarte cumpre a legislação e normas, em especial, a Instrução Normativa nº. 003/2023 da Secretaria de Estado de Planejamento (Seplag), bem como foi publicado no Diário Oficial do Estado, no dia 12 de maio de 2023.
O Arquivo Central da Polícia Civil concentra centenas de documentos, de todas épocas, remetidos pelas delegacias e setores administrativos da instituição, como boletins de ocorrências, processos, segundas vias de inquéritos policiais, entre outros documentos.
Conforme a presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, investigadora Glauce Regina Pacheco Correa, em razão da grande quantidade de documentos guardados, o Arquivo Central realiza o processo de catalogação dos papéis, sem valor e validade, visando a futura destruição.
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos foi criada com objetivo de analisar os documentos selecionados, que têm prazo de guarda específico e cumpriram todo seu "ciclo de vida", razão pela qual a destinação final estabelecida em tabela de temporalidade é a eliminação.
Uma vez selecionados, a lista de documentos passa pela aprovação da Comissão e, posteriormente, é encaminhada à Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso para autorização da eliminação.
Classificação dos documentos
São considerados arquivos, o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, entidades privadas, em decorrência de sua atividade, e ainda por pessoas físicas. Os documentos são classificados como correntes – aqueles que constituem objetos de consulta frequente; intermediários – aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam sua eliminação ou guarda permanente; e os documentos permanentes – aqueles de valor histórico, probatório e informativo, que devem ser preservados.