O documento atribui à Secretaria Nacional de Proteção e Defesa Civil a responsabilidade pela gestão do serviço, por meio do Centro Nacional de Gerenciamento de Riscos e Desastres, que realizará o cadastramento dos usuários do sistema nos órgãos de proteção e defesa civil, em municípios, nos estados e no Distrito Federal.
Os representantes indicados pelos órgãos locais terão que passar por uma capacitação da Secretaria Nacional de Proteção e Defesa Civil, para terem acesso ao sistema Interface de Divulgação de Alertas Públicos (IDAP). Inicialmente, as mensagens são enviadas pelos municípios, mas quando não houver possibilidade, a responsabilidade passa a ser do órgão estadual e, em último caso, o próprio Centro Nacional de Gerenciamento de Riscos e Desastres faz o alerta.Cada mensagem é enviada por todos os meios de comunicação cadastrados no sistema - SMS, Telegram, Google Alertas Públicos e WhatsApp -, mas apenas os alertas de nível muito alto são enviados via televisão por assinatura.
A portaria define ainda o teor das mensagens que podem ser cadastradas no sistema na iminência de um desastre, ou quando ele ocorrer e as informações forem necessárias para ações de socorro e assistência à população afetada. Por essa razão, a mensagem deve ser acompanhada de orientações claras e de fácil entendimento, para preparar a população em risco.
São proibidas as mensagens de propaganda, que contenham ofensas, que sejam político-partidárias ou que promovam fanatismo ou discriminação.
As regras definem ainda que as orientações sobre o IDAP devem estar contidas no plano de contingência, ou demais planos operativos do município ou estado.